5.1小长假来临，外贸人如何设置邮件自动回复信息？

马上要迎来五一小长假了，节假日期间客户发来邮件怎么办？我们通常都会采用邮箱的自动回复功能，设置一封“万能”应答邮件来回复对方，既方便又不会显得失礼。那么，在这封自动回复邮件当中是否也存在一些“窍门”呢？新手业务员该如何撰写邮件内容呢？让我们一起来看看吧。

一、 提前编撰，注明紧急联系方式

尤其对于春节、清明节这类中国传统节假日来说，非常需要设置一封自动回复邮件，因为这类中国节假日对于“老外”们来说仍然是工作日，不了解中国习俗的采购商很有可能不会避开这些日子。

自动回复邮件应在假期前就撰写并设置好，内容可以包括解释放假原因、假期开始和结束的具体时间、节日祝福等。比如：

Dear Sir or Madam,

This is an automatic receipt. I'm very sorry to inform you that our company has taken a holiday during the Spring Festival. The holiday time is from 6nd Feb to 20th Feb.

Your mail has been received and we will reply to you as soon as possible after the holiday. I wish you a good mood during the Chinese Spring Festival!

XXX（公司名称）

开头说明“这是一封自动回复邮件”，结尾表示“您的邮件已收悉，我们会在假期结束后尽快回复”——客户关心的问题都已包含在内，显得非常得体。

如果公司在节假日期间仍然有人值班，我们不妨在邮件中写上值班员工的联系方式以备紧急情况时联系。我们可以说：

In the meantime, if you have urgent business, please contact Mr.Zhou at 1234567.

If you have any urgently problem or inquiry, please call 1234567.

If there's anything urgent in the mail, please send email to ABC@ABC.com.

Please call 1234567 or send email to ABC@ABC.com if there's an emergency.

二、 可以适当活泼一点

节假日通常而言是愉快、轻松的，我们不妨把自动回复邮件写得活泼一点，让客户能够感受到人情味和公司的良好氛围。比如下面这个例子：

Sorry! The Chinese New Year has come. We have a holiday from 20th February to 1st March, and you cannot contact me for the time being. If you have urgent business, please contact Mr.Zhou at 1234567.

Sorry for inconvenience to you. I will reply to your email immediately after the holiday. Many thanks! Wish you a happy New Year!

在这封邮件中应有的内容都有，但语气较为活泼，不会带给客户“例行公事”的沉闷之感。

三、 节假日后及时回复客户

既然在邮件中已经申明了“会在假期结束后尽快回复”，我们就应该说到做到，在假期结束后尽快投入工作。如果邮件确实过多难以在短时间内回复完毕，我们也可以设置一封新的自动回复邮件来应对客户可能的催促：

Dear Sir or Madam,

We are making the best use of our time to reply the email which sent on holiday. It is expected to be finished in three working days. Please wait patiently.

Thank you for your letters and have a good time.

Automatic recovery from XXX（公司名称）

要注意的是，这样的自动回复邮件不要使用太久，否则会令客户感到你在“敷衍”他或不愿意解决问题。最好的办法还是提升自己的业务能力，尽快处理客户的需求，让每一位客户都不必“久等”。

（来源：外贸jackson）