做外贸业务，如何写好一封邮件？

这是2016年当时我还在一家工厂做女鞋时，一位国外客户驻中国分公司的总经理，同时也是该公司亚太地区的总经理，一个台湾女士Jessica.

当时听了这个培训就感觉醍醐灌顶，可惜之后的几年里并没有真正融入骨子里，内化成自己的思想和习惯。

多年后再在硬盘里看到这篇笔记，仍然觉得非常适用于当下的外贸业务工作。

回顾当时所有工作中的细节，其实这个客户有一整套自己管理各个供应链工厂的SOP流程，包括样鞋的开发流程，以及小到样鞋寄出时的小细节比如鞋底不要打洞。

只是自己当时刚刚入行不懂鞋子，很不专业，所以被这个客户虐到不行，后面甚至被公司认为自己不适合做外贸业务而被转单证岗。

如今看来，还是自己当时思维上的欠缺，以及缺乏能快速摸清一个行业或一种产品它本身的底层通用知识点的能力。

分享出来，让自己时刻自省，同时也与大家一起共勉，努力。

所有的邮件只有五个功能：

Function: To report of your work or status of a solution

Report: To request a confirmation or approval

Request:To remind of action,or you can say push

Reminder:To re-confirm of what you have discussed

Information:To pass information

写邮件之前可以先大概先参考这1F-3R-1I,自己此封邮件的意图是什么。

1S+4W+1H

Subject:How to name a clear subject

Who:To /CC/BCC(密送) expect actions or reply

What:Clear explain what

Why:Must explain why

When:When to write?When to expect reply?

(不要在深夜写邮件/星期五下午不要写邮件，建议在每天早上集中处理邮件， 因为早晨的头脑比较清醒，思维有条理。

/如果邮件内容很紧急，建议不要使用ASAP，可以告诉客户你需要在哪一天得到此邮件的回复。比如：订单如果在这一周发过来，交期可以按客人的要求，如果订单这一周没有发过来，交期需要另外商讨)

How:Solutions and options (For a problem)

Jessica很讨厌两个中国人之间英文邮件来来回回写。

（除非有订单或样品单必须用邮件发）

能打电话说清楚的，就不要写邮件。

1S= SUBJECT

Subject:Clear subject(主题要明确，越详细越好)

Report? /Request or Remind,or Re-confirm?

Project or proto?/Delay or Quality problem?

Bad example:

Construction plan

Trip March

Test fail

Sample 2569019/A XX XX Proto

Delay Problem

Good example:

Construction Plan lady 20161

Developer Trip plan for 2015 March

Quality problem:Fail test of XX order 261XXX in MXX shoes

XX XX Proto:FioXX lace 201XX Delay

ETD Delay XX order 285XX in FenXX

2.Who and What

a.Who are you? For new receiver,introduce yourself.

(对于第一次联系的人，请在邮件中主动介绍自己)

b.Who to write to ?

To: Direct person to handle or respond

(谁是你最直接的对口人，写给最能直接回复你的问题的人。)

CC:To know about it(只需要知道此信息的人)

BCC: For secret info（密送。比如你和老板谈好给一个客户折扣的价格，写邮件告诉客户，但你不想让客户知道你这封邮件有写给老板）

WHAT:

1.Correct attitude

2.Clear explain

3.Use points 1,2,3

(比如你想和客户申请交期延误，可以写：

因为以下原因需申请延期一周

1.因为G20,原材料紧缺，原材料耽误了时间

2.G20之后，又因为台风，运输不是很及时）

3.How

How=Options + Solutions +Help+Hope

(永远只有这三个点：Price,Quality,ETD)

When a problem happen,Must give options and solutions

（当一个问题发生时，必须要给出解决方案或选择方案）

If not,show that you are getting help

（如果没有，那么告诉客人你正在想办法解决）

If no help,give them hope

（如果没有，那就告诉客人你会在什么时间内回复他这个问题）

(比如：XX之前要求一个工厂某款鞋子用YKK拉链（该设计师很喜欢这款拉链），结果YKK说该款拉链有严重氧化问题，不能提供。当时Sunny一听这个消息想要马上写邮件给国外让他们取消这个拉链。）

但Jessica的处理意见为：

1.写明原因-写邮件告诉国外，YKK一直以来是良心企业，至今为止未发过一起特别严重的YKK拉链质量问题。所以YKK主动提出他们无法提供此款拉链问题因为氧化问题，因为严重氧化问题会伤害儿童安全问题。

2.提供方案-既然不能用此款拉链，YKK说有一款拉链和此款拉链外形相似，而且在其他工厂非常受欢迎，如图，请告知能否接受此款拉链。

3.预测措施-因为两款拉链价格不一样，用之前那款拉链的鞋子价格是$$$,用现在这款拉链的鞋子价格为$$$,请确认价格是否可以接受。

当一件事情发生后，不要慌里慌张，要冷静想原因，从理-法-情层面一一解释，再提供具体解决方法。

如：

如果客人说这款鞋子价格很贵，你可以和他讲理由：

1.价格贵是因为拉链是YKK的

2.大底是TPR的

3.这个面料PU是指定供应商，40元一米能符合欧洲环保要求的

所以价格很贵，如果你觉得不满意，

我们把拉链换成普通拉链可以吗？

这个面料我们可以从市场上找相似的面料可以吗？

如：

打样效果很好，大货做不出来→不要和样品室吵，去找你的老板

打样进度很慢，自己催没有效果后→不要和样品室吵，去找你的老板

Jessica的邮件，自己转告老板，再来回复。

而不是由老板直接打电话给Jessica.

邮件写得好=成功

邮件写不好=失败

一名合格的外贸业务员：

要写的一手好邮件

要更加懂鞋子专业知识

要更加懂外贸，增强自己的实力

邮件中需要避免的问题：

Argue or Fight in email

For things that are not settled,don’t argue in a email back and forth.Just pick up the phone and talk about it.

(不要在邮件中和客户吵架或争论，如果一件事情邮件来来回回超过四次， 就不要写邮件了直接打电话说清楚)

Over 3 times reply,please just call or talk.

(超过3次回复，直接打电话)

Meaningless:

For things that can be easily said,don’t write.For example:

Arrange car for me,buy lunch for me....

(能清楚说得清楚的，就不要写邮件了)

Avoid Responsibility:

Pass you own issue to your boss,without saying anything or suggestion.

Remember,you work for your boss,not the other way around.

Big size photo

(邮件中附件100KB,200KB可以，超过1MB的附件就要考虑不要发了)

Wrong spelling

(如：客人问有这个楦头有没有大货，回复Existed lasting 写成 Excited lasting)

Long story. Don’t know what you want.

(邮件正文不要长篇大论)

Give wrong answer = difference culture.Joke.

(注意国与国之间的文化差异，不要理解错了客人的玩笑话)

Cheat chat or Feeling

(不要在邮件中与客人聊天，如How are you,那里天气怎么样)

Emotional

(写邮件不要有情绪化。

比如Jessica很讨厌邮件后面带感叹号，特别是有时候甚至有三四个感叹号)

Wrong person

(发邮件时一定要仔细核对收件人地址，千万不要写错收件人，特别是不同客户同名字)

PS.

邮件字体建议Times New Roman 和 Calibri，字号为12.

如果一件事情用以上字体和字号一张A4纸都打印不下，就说明你太啰嗦了。

需要删减邮件内容。

补充知识：

Invoice: To get paid,to receive payment.

(Invoice的用途是用来接收付款的)

Credit Note: To pay out

(Credit Note的用途是客户用来扣款的)

Debit Note：To get paid,is informal invoice

(Debit Note 是非正式的用来请款单)

Discount

Product Development:

Outsole/last Ok →Pattern Ok→Color combination\

(大底/楦头没问题→刀模没问题→材料色卡没问题)

吊牌，价格，码数，材料，图片

Make sure this is followed up and checked.

(XX样品挂XX专用挂牌，要有价格，鞋码，材料型号)