【案例分析】出口退税备案单证非常重要，应按规定保存

在出口退税的业务中，做好备案单证很重要，近期，有不少出口企业因为出口备案单证的问题，被税务局稽查。

案例一：

深圳市税务局第一稽查局《税务处理决定书》（深税一稽处〔2023〕880号）

违法事实：深圳市***贸易有限公司存在违法事实，未在税务机关规定的期限内提供出口退税备案单证，你公司2020年度出口的货物劳务，不得申报退（免）税，适用免税政策，你公司已向税务机关申请办理出口退税，取得出口退税款1027545.21元。

处罚决定：追缴已取得的增值税出口退税款1027545.21元，限收到本决定之日起15日内，到国家税务总局深圳市税务局第二分局将退税款缴纳入库。

处罚依据：《国家税务总局关于<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第12号）第五条第（八）项规定。

案例二：

深圳市税务局第一稽查局《税务行政处罚决定书》（深税一稽罚〔2023〕249号）

违法事实：深圳市***贸易有限公司未按规定保管备案单证，违反了《中华人民共和国税收征收管理法》第二十四条第一款的规定。违法事实主要有以下证据：《税务事项通知书》、《责令限期改正通知书》等材料。

处罚决定：对该公司未按规定保管备案单证的行为，处罚款10000元，自本决定书送达之日起15日内到国家税务总局深圳市罗湖区税务局缴纳入库。

处罚依据：《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条第一款第（二）项的规定。

为帮助出口企业防范单证备案相关涉税风险，加强出口货物退（免）税管理。今天，小编为您梳理了以下几个热点问题，一起来看看吧！

首先，根据《国家税务总局关于进一步便利出口退税办理 促进外贸平稳发展有关事项的公告》（国家税务总局公告2022年第9号）政策的相关规定，备案单证有以下几个要求。

一、备案的单证包括：

1. 出口企业的购销合同（包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等）；

2. 出口货物的运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等）；

3. 出口企业委托其他单位报关的单据（包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等）。

小贴士：纳税人无法取得上述单证的，可用具有相似内容或作用的其他资料，进行单证备案。

二、备案单证留存要求：

1. 纳税人应在申报出口退（免）税后15日内，将备案单证妥善留存，并按照申报退（免）税的时间顺序，制作出口退（免）税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。

2. 除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。　　

3. 选择纸质化方式的，还需在出口退（免）税备案单证目录中注明备案单证的存放地点。

三、备案单证的留存方式：

1. 纳税人可以自行选择纸质化、影像化或者数字化方式，留存保管上述备案单证。

2. 税务机关按规定查验备案单证时，纳税人按要求将影像化或者数字化备案单证转换为纸质化备案单证以供查验的，应在纸质化单证上加盖企业印章并签字声明与原数据一致。

出口企业可以对照上述备案单证要求，检查一下公司留存的备案单证是否齐备。

四、未按规定进行单证备案可能产生的后果：

根据《国家税务总局关于<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第12号）第五条第（八）项的相关规定：

出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。

根据《财政部 国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》（财税〔2012〕39号）第七条第（一）项政策的相关规定：

出口企业提供虚假备案单证的货物，不适用增值税退（免）税和免税政策，需按内销货物征收增值税。

根据《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条和《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条政策的相关规定：

出口企业和其他单位有以下两个行为之一的，由税务机关责令限期改正，可以处2000元以下的罚款；情节严重的，处2000以上10000元以下的罚款：

1. 未按规定设置、使用和保管有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的；

2. 未按规定装订、存放和保管备案单证的。

根据《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条和《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条政策的相关规定：

出口企业和其他单位拒绝税务机关检查、或拒绝提供有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的、或出口企业提供虚假备案单证的，由税务机关责令改正，可以处10000元以下的罚款；情节严重的，处10000元以上50000万元以下的罚款。

根据相关政策《国家税务总局关于发布修订后的<出口退（免）税企业分类管理办法>的公告》（国家税务总局公告2016年第46号） 第十三条规定：

• 一类、二类、三类出口企业发生拒绝提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证情形的，出口企业管理类别应调整为四类；

• 一类、二类出口企业不配合税务机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应调整为三类。

出口备案单证管理制度的意图，是通过紧盯货物防范虚假出口、假报退税的发生，使出口退税款真正为真实出口、如实申报的企业所享有。

实务中有许多出口企业因备案单证虚假被税局查处的案件，这些案件以最高5万元罚款处罚结案，除非查实另有骗税行为，否则不以骗取出口退税处罚，也不会移送公安。